En esta unidad trataremos todo lo relativo a nuestros documentos: abrirlos, guardarlos, subir documentos ya existentes y administrarlos. Las acciones que se pueden aplicar a cualquier tipo de documento: documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, PDFs (en este caso, las opciones están más limitadas) y la mayoría, también a las carpetas.
1. La pantalla de inicio
Siempre que accedamos a Google Docs, lo haremos a la pantalla de inicio. A todos los documentos se accede y se gestionan desde esta pantalla, así que vamos a describirla, pero sin detallar que hace cada botón, porque eso lo iremos viendo con el uso.
En el árbol de la izquierda, aparecen las distintas clasificaciones de los documentos, lo que nos permitirá listarlos.
Por ejemplo, pulsando en Compartido conmigo mostrará sólo los documentos que nos han compartido Pulsando en alguna carpeta, se mostrarán sólo los que tenga esa carpeta, y pulsando en Todos los elementos, se mostrarán todos. También podemos ver sólo los que cumplan los requisitos de una búsqueda guardada.
Los documentos aparecerán listados en el recuadro de la derecha:
- En la columna Título, se muestra el nombre del documento.
- En la columna Propietario, aparece el propietario del documento.
- En Última modificación se muestra la fecha de la última modificación.
Por defecto, aparecen ordenados por Última modificación (observa que está en color rojo), el más reciente primero. Pero podemos ordenarlos por cualquier columna, pulsando sobre el encabezado, y volviendo a pulsar para invertir el orden.
El resto de los botones, los veremos cuando nos vayan haciendo falta.
2. Seleccionar documentos
Las acciones que se realizan sin tener que abrir el documento, requieren que primero lo seleccionemos.
Un documento seleccionado es aquel que está marcado, y sobre el que van a recaer las acciones que ejecutemos después, hasta que lo deseleccionemos.
Distinguiremos cuando un documento está seleccionado, porque la casilla a su izquierda aparecerá marcada, y el título del documento aparecerá resaltado con un fondo amarillo.
Para seleccionar un documento, simplemente marcaremos, haciendo clic en ella, la casilla de la izquierda del nombre. Y así con todos los que queramos seleccionar. Volviendo a hacer clic, quitamos la selección.
Si por ejemplo, hay 32 documentos, y queremos seleccionarlos todos, podemos usar el desplegable que encontramos junto al botón TÍTULO.
3. Crear un elemento nuevo
Ya vimos, que para crear un nuevo documento, basta con hacer clic en el botón Nuevo. Al abrirse el desplegable, escogemos un tipo de documento o una carpeta, según lo que queramos crear.
Si hemos elegido un documento, éste se abrirá en una nueva pestaña en blanco, mostrando en la pantalla de edición, en el que podemos comenzar a trabajar.
4. Abrir un documento para editarlo
Abrir un documento es tan simple como hacer clic sobre la fila donde está su nombre.
Al hacerlo, se abrirá la pantalla de edición, y podremos modificar el documento.
Existen otros tipos de archivos que podemos tener en Google Docs, pero que no podemos editar. Algunos de estos los podremos ver, como los archivos PDF o las imágenes, y otros solo los podremos descargar, como archivos zip. Lo veremos en Archivos Almacenados.
Como veremos más adelante, si somos Lectores del documento, no podremos editarlo, y al pulsar sobre el nombre se abrirá en Vista previa.
5. El portapapeles web
Aunque se trata de una herramienta usada en la edición de documentos, la comentaremos ahora, por ser un elemento común a todos los tipos de documento, y que tiene sentido, principalmente, al interaccionar entre ellos.
Google Docs nos ofrece una herramienta para copiar y pegar que no encontramos en las aplicaciones tradicionales, el portapapeles web.
Lo encontramos como un icono en la barra de herramientas.
La principal diferencia es que el portapapeles web está asociado a nuestra cuenta Google. Es decir, podemos copiar algo en un ordenador, iniciar sesión en otro ordenador, y pegarlo ahí.
Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los elementos a copiar y pulsar Copiar selección en el portatapeles web en el desplegable.
A medida que vayamos copiando elementos, estos aparecerán en el desplegable. Situándonos sobre uno de ellos podremos ver una vista previa, y haciendo clic, lo pegamos.
Esta opción es especialmente útil para copiar y pegar elementos entre distintos documentos de Google Docs.
6. Subir archivos
Otra opción que nos permite Google Docs, es la de subir un archivo desde fuera de Google Docs para trabajar con él en línea, o simplemente para compartirlos.
Al pulsar el Botón Subir en la pantalla de inicio, vamos a la pantalla subir un archivo.
Para seleccionar varios archivos, basta con hacer clic mientras mantenemos la tecla Ctrl pulsada.
Por defecto tenemos marcada la opción Convertir documentos, presentaciones y hojas de cálculo a los formatos correspondientes de Google Docs. Si la dejamos marcada, los documentos que subamos se convertirán para poder ser editados. Pero tenemos que tener en cuenta que Google Docs no es 100% compatible con todos los formatos. Los documentos que sean simples, los podremos subir sin problemas. Pero en documentos más complejos, con gráficos incrustados, perderemos parte de la información. De todas formas, siempre puedes probar, ya que el documento de tu equipo no sufrirá ningún cambio.
Si desmarcamos la opción anterior, subiremos el documento tal cual, por lo que no podemos trabajar con el en Google Docs, aunque sí descargarlo. Esto lo veremos en el siguiente apartado, Archivos almacenados.
Ahora pulsamos el botón "INICIAR SUBIDA" para agregar el archivo a nuestros documentos activos. Al concluir la subida veremos un enlace a cada nuevo archivo.
7. Archivos almacenados
Realmente a Google Docs podemos subir muchos otros tipos de archivo: PDFs, imágenes, archivos comprimidos, vídeos, etc...
Estos archivos no los podremos editar, pero los tenemos guardados en Google Docs. Por lo tanto, podemos utilizar Google Docs para almacenar nuestros archivos.
En esta categoría entra los archivos que sí podríamos editar en Google Docs, pero que no hemos convertido al formato de la aplicación.
Algunos formatos como el PDF, lo podemos ver cómodamente, sin necesidad de programas adicionales. Otros, como las imágenes, nos permitirán ver una vista previa. Y en otros sólo podremos ver descargarlos.
Por tanto, la principal ventaja de este sistema es que podemos guardar nuestros archivos en la nube, y tenerlos disponibles haya donde haya un ordenador con Internet. Y podemos compartirlos. Podemos comprimir varios archivos en un zip, o subir un vídeo, y permitir que un amigo se lo descargue.
Según la ayuda de Google, podemos tener archivos de hasta 5GB. Esto es mucho, si lo comparamos pro ejemplo con los 10MB por archivo que nos permite adjuntar GMail.
Por supuesto, estos archivos ocupan espacio de almacenamiento. Nuestra cuenta comienza con 5GB de espacio gratuito, al que se le va restando lo que ocupemos con archivos almacenados. Los archivos que convirtamos, no consumen este espacio. Podemos liberar espacio borrando archivos. Pero si fuese necesario, podríamos contratar más espacio, a 0,25 USD el Gigabyte.
8. Renombrar documentos
Para renombrar uno de nuestros documentos, podemos abrirlo para editarlo. Desde la pantalla de edición, pulsaremos el botón Archivo, y el comando Cambiar nombre, o podemos pulsar directamente sobre el título, en la parte superior izquierda de la pantalla.
Un mensaje parecido éste nos pedirá el nuevo nombre.
Tras introducirlo y pulsar Aceptar, el documento tomará el nuevo nombre.
Pero al no estamos editando el documento, nos resultará más cómodo hacerlo directamente desde la Pantalla de Inicio. Tras seleccionar el documento, pulsamos el botón Más y luego Cambiar nombre , y el nombre del documento pasará a ser editable.
Tras introducirlo, pulsamos fuera del nombre para que los cambios surtan efecto.
9. Copiar un documento
A veces nos puede ser útil hacer una copia del documento, por tener una copia de seguridad cuando compartimos uno, o si usamos un documento como plantilla.
Para copiar el documento, lo seleccionamos, pulsamos el botón Más y luego Crear una copia.
Si compartíamos el documento con otros usuarios, un mensaje nos dará la opción de compartir la copia con ellos también (Aceptar) o no hacerlo (Cancelar).
Al realizar la copia, el nuevo documento se abrirá en la pantalla de edición. Podemos aprovechar entonces para cambiarle el nombre como hemos visto en el punto anterior.
10. Guardar un documento
Cuando estamos creando o editando un documento, realizamos constantes cambios en él. Estos cambios deben ser guardados para que permanezcan una vez cerremos el documento.
Google Docs guarda automáticamente los cambios que vayamos realizando cada cierto tiempo. Por lo que por lo general, no tendremos que preocuparnos por hacerlo. No necesitaremos pulsar el botón Guardar en ningún otro momento.
Google Docs almacena las distintas versiones que vayamos guardando, permitiéndonos luego recuperar alguna versión anterior. Esto lo veremos más adelante en la unidad de Revisiones.
11. Carpetas
En Google Docs, podemos crear carpetas para clasificar nuestros documentos.
Tenemos que entender que estas carpetas son sólo para ayudarnos en la organización, pero no contendrán literalmente al documento. Por eso un documento puede estar en varias carpetas, y aunque borremos las carpetas, no se borrarán los documentos que contienen.
Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos:
Primero, crearemos una carpeta nueva.
Para ello pulsamos Crear y luego Carpeta
Esta carpeta, se modifica igual que otra carpeta ya existente, como veremos a continuación.
Si al crear una carpeta ya teníamos una seleccionada, la nueva carpeta se creará como una subcarpeta.
Personalizar una carpeta:
Las carpetas aparecen listadas en el árbol de la izquierda, en el grupo Mi unidad.
Para acceder a una carpeta, hacemos clic sobre su nombre. Al hacerlo, llegamos a la misma pantalla que al crear una nueva carpeta, donde se muestran todos los elementos que contiene.
Si pulsamos sobre el triángulo que hay a la derecha del nombre se abre un menú contextual en el que podremos editar sus características.
Añadir elementos:
La forma de asignar elementos a carpetas es arrastrar los elementos directamente desde el listado. Para ello, tenemos que tener listado el elemento que queremos mover y tener visible la carpeta de destino, en el mismo listado o en el árbol.
En la imagen de abajo vemos un listado con todas las carpetas, seguidas del número de elementos (documentos, hojas de cálculo, carpetas...) que contienen. Sólo vemos las carpetas que estén en el primer nivel.
Pulsando sobre una de ellas, se abrirá la carpeta igual que al crear una nueva, con los elementos contenidos en ella, pudiendo expandir las subcarpetas.
Eliminar carpetas.
Las carpetas se eliminan igual que el resto de elementos, como veremos al final del tema. Aunque hemos de tener en cuenta que las carpetas contienen otros elementos. NOTA: en versiones anteriores de google DOCS al eliminar una carpeta no se eliminaban los elementos de su interior, en esta versión SI, cuidado...
12. Destacar con estrella
La marca de estrella es una opción que nos permite destacar aquellos documentos o carpetas a los que les queramos prestar una atención especial, para recordarnos que debemos hacer algo en ellos, o porque son con los que estamos trabajando más activamente.
Consiste en un icono con forma de estrella que aparece a la izquierda del documento.
13. Buscar elementos
Como no podía ser de otra forma, Google Docs dispone de un buscador de documentos.
Por una parte, al introducir un texto, lista todos los documentos que incluyan el texto, en el propio documento, en el título, en el autor... etc.
Por otra parte, al introducir un texto, nos da la opción de abrir los documentos que empiezan igual, o listar los documentos de una carpeta o un colaborador que comiencen así. Para ver estas opciones pulsa sobre el triángulo a la izquierda de la lupa.
Puede ser una forma rápida de abrir un documento concreto.
14. Eliminar documentos y carpetas
Eliminar elementos.
Cuando un documento o una carpeta deje de sernos útil, podemos simplemente eliminarlo.
Para ello tenemos dos opciones:
· Desde la pantalla inicial:
Seleccionamos los documentos o carpetas que queramos eliminar y pulsamos el botón con el dibujo de una PAPELERA .
· Desde la pantalla de edición del documento:
Pulsamos el botón Archivo y escogemos Eliminar del menú desplegable.
La papelera.
Cuando un elemento está en la papelera, aún disponemos de él, y podemos abrirlo y editarlo si vamos a la papelera, pero no aparecerá listado con los demás documentos.
Seleccionando un elemento de la papelera, y pulsando Vaciar papelera, lo eliminaremos definitivamente.
En cambio, seleccionándolo y pulsando RESTAURAR, lo recuperamos de la papelera, y volverá a aparecer listado con los demás.
No hay comentarios:
Publicar un comentario