Google Docs 8. Formato de celdas.

Si ya has utilizado alguna hoja que contenga muchos datos, verás que se hacen difíciles de leer. Y perdemos la información importante entre otra que puede que no lo sea tanto.

Por eso Google Docs nos permite utilizar formatos en nuestra hoja de cálculo, tanto para hacerla más agradable a la vista y darle un aspecto profesional, como para poder resaltar mejor la información importante.

Por ejemplo, en una hoja de cálculo que utilicemos para apuntar nuestros gastos durante el año, podemos tener los ingresos en verde, los gastos en rojo, los totales en negrita, los encabezados centrados, etc.

1. Color y fuente
A una celda o rango le podemos aplicar los formatos de estilo y fuente habituales en los procesadores de texto.

Primero, seleccionamos las celdas a la que se lo queremos aplicar.

Después pulsamos sobre el icono correspondiente en la barra de formatos. Si no le encontramos ahí, podemos utilizar el menú Formato.

Desde la barra de herramientas, accedemos directamente a los comandos:

•  Para poner o quitar un texto en negrita.
•  Para poner un texto tachado.
•  Para seleccionar el tamaño del texto de la celda.

Si queremos cambiar el tipo de fuente, o utilizar otros estilos como cursiva y subrayado, debemos de acceder al menú Formato. En el encontraremos un submenú con las fuentes disponibles y el resto de formatos.

Recuerda que la forma más cómoda de cambiar el estilo es con los atajos de teclado, Ctrl + B para negrita, Ctrl + I para cursiva y Ctrl + U para subrayado.

También encontramos los comandos que nos permiten cambiar el Color de texto y el Color de fondo, seleccionado los colores de la paleta.

Debajo de la paleta nos aparece en enlace Formato condicional. Esto nos permite configurar un rango de celdas para que el color de fondo o relleno cambie en función a su contenido, para que por ejemplo, se muestren los números en rojo si son negativos. Si necesitas ayuda para utilizar esta función, puedes consultar el avanzado sobre cambiar con reglas AQUI.

Para quitar todos los formatos de la celda, disponemos del comando Borrar formato en el menú Formato.

EJERCICIO FINAL PUNTO 1. FORMATO DE LA FUENTE. ENLACE

2. Alineación
Ya conocemos que un párrafo puede estar alineado a la derecha, al centro o a la izquierda. Esto se refiere a la alineación horizontal del contenido de la celda.

A parte, una celda también dispone de alineación vertical, que puede ser arriba, al medio o al centro. La alineación vertical solo la notaremos si el alto de la celda es de más de una línea.

La alineación de la celda se obtiene combinando la alineación vertical y la alineación horizontal.

Podemos seleccionar la alineación de la celda desde el icono alineación de la barra de herramientas:

• En la fila superior, encontramos la alineación horizontal.
• En la fila de abajo, encontramos los valores para la alineación vertical.

Por defecto, el contenido de la celda está alineado a la izquierda y abajo cuando es texto, y a la derecha y abajo cuando es numérico.

EJERCICIO FINAL PUNTO 2. ALINEACIÓN DE LA CELDA. ENLACE

3. Bordes
Podemos añadir un borde oscuro a celdas o rangos, lo que nos permite resaltar información, o delimitar una tabla de datos relacionados en la misma hoja.

Para aplicar los bordes, primero seleccionamos el rango de celdas al que se lo queremos aplicar, y seleccionamos el tipo de borde que queremos utilizar en el desplegable icono Bordes.

• El icono  coloca el borde sólo alrededor del rango, en la parte exterior de las celdas.
• El icono  coloca el borde sólo entre las celdas del interior del rango. Es lo opuesto al icono anterior.
• El icono  coloca el borde en todos los lados de todas las celdas del rango, es la suma de los anteriores.
• El icono  quita todos los bordes.
• En la fila inferior encontramos un icono para cada uno de los cuatro lados de la celda o rango . Podemos combinar varios, para tener por ejemplo borde abajo y a la derecha.

4. Formatos numéricos
A parte de los formatos que hemos visto, disponemos de formatos específicos para representar números y fechas. Estos formatos afectan sólo a la forma en que se muestran los datos, pero no a su valor. Por ejemplo, si elegimos un formato que oculta los decimales, no quiere decir que se hayamos quitado. Los decimales siguen estando, y se utilizaran en las operaciones.

Los formatos más utilizados en Google Docs son los siguientes:

Valor	Formato	Resultado
2133,523	Normal	2133,523
2133,529	Redondeado	2.134
-2133,529	2 decimales	-2.133,53
2133,529	Financiero redondeado	2.134
-2133,529	Finanzas	(2.133,53)
1234,567	Científico	1,23E+03
1234,567	Moneda	1.235 €
1234,567	Moneda	1.234,57 €
1,555	Porcentaje redondeado	2%
1,555	Porcentaje	1,56%
15-10-2008 16:35:00	Fecha	15/10/2008
15-10-2008 16:35:00	Hora	16:35:00
15-10-2008 16:35:00	Fecha hora	15/10/2008 16:35:00
440	Texto normal	440

Los formatos de moneda y porcentaje se pueden aplicar directamente desde la barra de herramientas, pulsando los iconos  (puede variar según tu región) y  respectivamente. Para el resto de formatos los podemos seleccionar del desplegable :

• El formato Normal nos sirve para quitar el formato numérico.
• Los formatos de finanzas y redondeados se diferencian en la forma de representar los valores negativos, con paréntesis o con el signo -.
• Podemos seleccionar entre una gran variedad de monedas pulsando en Otras monedas.
• En el formato de porcentaje, el 1 corresponde con el 100%, Por tanto, 0,2 es un 20% y 1,5 un 150%.
• En Más formatos encontramos otros formatos de fecha y hora, como hora y fecha cortas, el mes con nombre, etc...
• El formato Texto normal nos permite tomar valores numéricos como si fuesen texto, y utilizar con ellos funciones de texto.

EJERCICIO FINAL PUNTO 4. FORMATOS NUMÉRICOS. ENLACE.

5. Alto y ancho de las celdas

Al abrir una nueva hoja de cálculo, vemos que todas las celdas son iguales: todas las filas tienen el mismo alto y todas las columnas tienen el mismo ancho.

Pero si lo necesitamos podemos modificar esto para mejorar el aspecto de la hoja.

 Alto de la fila.

En un principio, todas las filas tienen el alto de una línea. Pero podemos modificar el alto de la fila con el cursor. Basta con hacer clic entre el encabezado de una fila y la siguiente, cuando el cursor tome la forma de flecha. Estirando hacia abajo, aumentamos el alto de la fila, y hacia arriba lo reducimos.

También hemos visto que el alto aumenta automáticamente al introducir un texto que no cabe en la celda. Estos e produce porque la opción Ajustar al texto  está marcada (aparece sombreada). Si la desmarcamos, el alto de la fila no cambiará con el texto, y la parte que no quepa en la celda no se mostrará.

 Ancho de la columna.

Del mismo modo podemos aumentar la anchura de una columna. Si ponemos el cursor entre dos encabezados de columna, cambiará mostrando una flecha hacia la derecha. Esto nos permite ensanchar la columna arrastrando hacia la derecha, o estrecharla estirando hacia la izquierda.

6. Combinar celdas
A veces necesitaremos que una celda sea más ancha, pero sólo esa celda, no toda la columna, normalmente para insertar texto, como un título al inicio de la hoja.

No podemos ensanchar sólo una celda, pero podemos combinar varias celdas adyacentes de la misma fila para tener una celda de mayor tamaño.

Para hacerlo, seleccionamos el rango de celdas a combinar, en la misma fila, y pulsamos el icono Combinar de la barra de herramientas. 

Hemos de tener en cuenta que los contenidos no se combinan, y solo permanecerá el contenido de la celda más a la izquierda.

Al combinarlas, desparece las divisiones de celda dentro del rango, mostrando una celda sola.

Para referirnos a esta celda, utilizaremos la primera columna que forma la celda combinada.

Si con la celda combinada seleccionada, volvemos a pulsar el botón Combinar, las celdas se separarán en las originales.

7. Inmovilizar filas y columnas
Habrás observado que la hoja de cálculo que te muestro en clase entre las filas 1 y 2 aparece una separación más gruesa que el resto. Si ahora pulsas Ctrl + Flecha abajo para ir a la última celda, ya no aparece la fila 2, pero al fila 1 se sigue mostrando.

Esto se debe a que la primera fila se está inmovilizada. Lo que hace que podamos utilizarla como encabezados, y que por muchas filas que tengamos siempre sepamos que tipo de dato estamos viendo. Imagina muchas filas, con datos numéricos para cada vez. Sería muy incómodo estar en la fila 50 y no ver los encabezados para saber que mes estamos mirando.

• Inmovilizar filas.

Podemos decidir cuántas filas queremos que aparezcan inmovilizadas en nuestra hoja de cálculo, entre 10 o ninguna.

Si pulsamos en el menú Ver → Inmovilizar filas, aparecerá un submenú con las opciones de no inmovilizar ninguna fila (No hay filas inmovilizadas), o Inmovilizar (de 1 a 10) filas, para decidir a cuántas aplicamos esta propiedad.

También podemos hacerlo directamente con el ratón, haciendo clic sobre la barra que separa las movilizadas de las inmovilizadas, pero en la zona de los encabezados de fila, y arrastrándola hacia arriba o abajo para aumentar o disminuir las filas inmovilizadas.

• Inmovilizar columnas.

Del mismo modo, podemos inmovilizar hasta 5 columnas. Las columnas inmovilizadas aparecerán a la izquierda de la hoja, y se mostrarán siempre aunque nos desplacemos por las columnas hacia la derecha.

En el menú Ver, también encontramos el submenú Inmovilizar columnas, con las opciones de no inmovilizar ninguna o inmovilizar hasta 5 columnas.

También podemos hacerlo con el ratón. Al inicio del encabezado de columnas aparece una barra que podemos arrastrar para ampliar el número de columnas encabezadas.

Del mismo modo, la barra nos permitirá reducir el número de columnas inmovilizadas.

Si esto lo hacemos con varias filas o columnas seleccionadas, el tamaño se cambiara en todas a la vez.

8. Ordenar
Podemos reorganizar los datos de una hoja de cálculo ordenándolos por una columna. Por ejemplo, podemos ordenar una hoja de datos con los datos de los clientes alfabéticamente, o ordenarlo por la columna de importe del que más al que menos ha comprado.

Para ordenar toda la hoja por una columna, seleccionamos alguna de sus celdas. Después podemos ordenar de dos formas:

• A través del menú Datos, seleccionando Ordenar hoja por columna X seguido de A → Z si queremos ordenar en orden ascendente, de menor a mayor, o seguido de Z → A para ordenar en orden descendente.
• A través del menú contextual, al hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna.

Al ordenar por una columna sólo se tienen en cuenta las celdas de la columna que no están vacías. Si entre los datos aparece una celda vacía se colocará siempre al final. Por eso, si queremos ordenar valores numéricos positivos y queremos que las celdas vacías las tome como el valor mínimo, hemos de introducir un 0.

Al ordenar, es conveniente que todas las filas tengan el mismo tipo de datos. Por ejemplo, los números siempre son menores que el texto, y ordenados de A a Z, una celda con el número 999 se colocará antes que una con el texto "1a".

Observa que podemos ordenar sólo un intervalo. Al hacerlo, no cambiaran los datos de columnas adyacentes que no estén seleccionadas. Antes de hacerlo, asegúrate que los datos de otras columnas no guardan relación con los que se van a cambiar.

9. Insertar filas y columnas
En cualquier momento puede que necesitemos insertar más filas o columnas a nuestra hoja de cálculo. Y no sólo porque ya no nos quepan los datos. Imagina que tienes 80 filas con datos, y quieres insertar un nuevo registro entre la fila 50 y 51. Nos resultará más cómodo insertar una fila en blanco debajo de la fila 50 e introducir los datos, que mover una posición las filas de la 51 a la 80.

Para insertar una fila o columna, a partir de la celda seleccionada, pulsamos en el menú Insertar, o usamos el menú contextual.

Podemos insertar una Fila encima o una Fila debajo de la celda seleccionada. Por ejemplo, al insertar una fila debajo de la fila 3, se moverán los datos de la fila 4 a la 5, de la 5 a la 6, etc, quedando la fila 4 en blanco, y 101 filas en la hoja de cálculo.

Del mismo modo, podemos insertar una Columna a la izquierda o una Columna a la derecha de la columna de la celda seleccionada. A partir de la columna Z, las columnas se nombrarán como AA, AB, AC... ZZ.

Si lo que queremos es añadir una cantidad de filas al final del documento, no lo haremos así, ya que tendríamos que ir de una en una. Al final del encabezado de las filas, abajo del todo, encontramos un control para añadir filas:

Junto a Añade aparece una caja de texto, donde introducimos el número de filas a añadir, y pulsamos Aceptar. Podemos añadir filas de 500 en 500 como máximo.

No obstante, antes de añadir demasiadas filas hemos de pensar si no nos resultaría más práctico añadir una hoja nueva.